苏建院后管〔2016〕13号

后勤管理服务中心物资采购管理办法(暂行)

第一条 为进一步规范后勤管理服务中心（以下简称“后勤中心”）物资设备采购管理工作，完善物资设备采购管理监督机制，保证物资设备采购管理工作规范、廉洁、高效运作，依据学校及后勤中心相关制度规定，结合后勤实际，制定本管理办法。

第二条 本办法所指物资设备包括后勤日常维修材料、食堂原材料、办公（劳保）用品设备、卫生清洁用品工具、小型维修工程“甲供材”等各类物资及设备。

第三条 采购活动必须遵守国家有关法律、法规，要遵循“公开、公平、公正”原则，参与采购工作的各部门要自律规范，各尽其职，主动配合，协调支持，努力提高工作效能。

第四条 机构设置及工作职能（一）成立后勤中心采购工作领导小组。中心主要领导担任组长，成员为中心分管领导及负责采购工作的科室负责人。下设采购管理办公室，挂靠商贸与物资供应科。采购工作领导小组为中心采购工作的统一领导机构，主要职能为：

1、负责研究制定中心相关采购管理制度，修订完善相关实施规范。

2、对重大采购项目进行审核，决定相关采购原则及方式。

3、对协议供应商招标方案进行审核，并协调学校招标办公室组织相关招标工作。

4、对供应商日常监督考核方案进行审核，并组织相关考核评议工作。

5、对采购部门的工作进行考核评议。

（二）采购管理办公室，作为采购领导小组的执行机构，主要职能为：

1、负责起草相关采购管理制度及实施细则，提交领导小组审核。

2、负责落实采购领导小组的相关决定，对重大采购项目进行协调监督落实。

3、负责协调相关招标、考核方案的起草、审核、落实。协调组织相关招标、考核工作的开展。

4、参与采购招标、谈判、市场考察工作，根据需要参与相关验收工作，库房盘点清查工作，监督检查合同履行情况，对采购实施情况建立相应档案。

5、完成采购领导小组交办的相关工作。

（三）食堂原材料采购组，食堂原材料及设备采购由膳食科负责，主要职能为：

1、食堂大宗物资（米、面、油、食盐、调味品）的采购工作，根据省教育厅相关规定，食堂大宗物资参加高校“伙专会”联合采购。

2、食堂原材料“集中采购”平台的管理工作。对供应商进行日常监督考核，参加配送原材料的质量验收工作，对货款支付进行审核。

3、中心集体经营餐厅的原材料的采购工作。

4、食堂设备及低值易耗品的采购工作。

5、依据中心采购管理办法，制定“大宗物资采购”管理实施细则，食堂“集中采购平台”管理实施细则。

6、中心采购平台设备设施的安全管理，数据库管理。协调软件开发商定期对系统进行维护和升级。

（四）后勤物资采购组，除食堂采购以外的所有物资采购由商贸与物资供应科负责，主要职能为：

 1、日常维修材料的采购，采用协议供应商招标采购的方式。

 2、小型工程“甲供材”的采购。

 3、办公（劳保）用品，卫生清洁用品、相关活动用品、职工福利用品的采购。

 4、办公设备、生产设备、工具的采购。

 5、材料库房的管理

 6、采购平台的维护和管理，指导中心相关科室及协议供应商使用采购平台。采购数据的统计汇总，报表制作。

 7、采购领导小组交办的其他采购任务。

第五条 采购方式

（一）食堂大宗物资采购参加徐州高校食堂大宗物资联采联购。

（二）建立食堂原材料“集中采购”管理平台，除“大宗”物资外，其他所有原材料均进入“平台”系统进行采购。后勤中心通过招标考核引进合格供应商进入采购平台，食堂经营者在平台内自主进行采购，与供应商直接结算。膳食科进行质量监督，对交易双方货款结算进行审核。

（三）日常维修材料采用协议供应商招标采购的方式，后勤中心通过招标确定各类材料的协议供应商及材料供货价格。每学期根据需要进行1－2次集中采购。

（四）小型工程材料及其他材料采用设立项目组采购的方式，根据工作需要，由采购领导小组成员、中心分管领导牵头，组成由使用单位、采购单位、采购管理办公室参加的专项采购组。

（五）重大采购项目由采购领导小组研究决定相关采购方式。

第六条 采购流程

（一）食堂大宗物资采购，由分管领导组织膳食科、采购管理办公室参加徐州高校食堂大宗物资联采联购活动。

1、招标结果要向采购领导小组进行书面报告，中心主要领导要在报告上签署意见。

2、相关招标材料、中标企业材料膳食科要留档保存，同时要报采购管理办公室存档。

3、在中标有效期内如有价格调整及供应商调整情况，要书面报告采购领导小组，由中心主要领导签署意见后执行。

（二）食堂“集中采购”平台采购

1、由膳食科起草供应商招标方案报采购领导小组审核，由学校招标办组织进行招标。

2、相关供应商考察工作在学校招标办公室的组织下，由中心分管主任牵头，膳食科、采购管理办公室、食堂经营者代表参加。

3、采购平台日常运行，由膳食科按照“食堂集中采购管理实施细则”规定进行日常监督管理。

（三）日常维修材料的采购

1、由商贸与物资供应科起草协议供应商招标方案报采购领导小组审核，由学校招标办组织进行招标。

2、由商贸与物资供应科提出本学期集中采购计划，经采购领导小组研究，主要领导批准后，按照招标确定的供应商及价格进行采购。

3、除集中采购外，对使用量大的个别品种应及时进行补货采购，由采购单位提出申请，采购金额不超过2000元的，报中心分管领导批准后采购。采购金额超过2000元的报中心主管领导批准后采购。

（四）小型工程“甲供材”及其他物资采购

1、由分管领导牵头组成项目组采购。使用单位提出采购申请报告，并按规定办理审批手续后，由采购单位组织进行采购。

2、市场比价考察

（1）采购金额在5000元以内，由采购单位组织，使用单位、采购管理办公室参加，进行市场比价考察。

（2）采购金额5000－10000元，项目组组长参加市场比价考察。

（3）采购金额10000－20000元，中心主要领导参加市场比价考察，或指派其他领导参加考察。

（4）采购金额在20000元以上的，由采购领导小组研究决定采购方式。

3、根据考察结果由采购单位撰写考察报告，三方签字后，报项目组分管领导批准后，由采购单位组织采购。由主要领导参加的市场考察，考察报告应报主要领导批准。

4、采购单位应根据采购情况，填写“采购记录表”，参与考察人员签字后，报领导批准后，用于结算报销使用。

5、工程“甲供材”，实行专项管理，材料不得与日常维修项目混用。甲乙方按实际使用数量结算，剩余部分退回。确有实际困难无法退回的，经领导批准可以转入日常维修材料使用，但应单独结算。

第七条 验收管理

（一）食堂大宗物资采购验收

1、由采购单位组织，使用单位、采购管理办公室参加。

2、采购单位应对数量、价格进行核对，并索要当批货物的相关检验合格证及其他相关证明材料，使用单位要对食品质量进行核查。采购管理办公室对验收过程进行监督。

3、对验收不合格的原材料不得入库，采购单位负责办理退还货手续，并负责督促供货单位及时办理补货手续，对调换的原料验收时要通知使用单位、采购管理办公室参加。

4、采购单位要建立原料验收档案，每批次检验合格证及相关证明材料，都要归档，以备查验。

（二）食堂“集中采购”原材料验收

1、验收由膳食科组织，食堂采购组（管理员）、食堂经营单位代表参加。要填写好验收记录。验收不合格的原材料不得进入食堂使用。

2、膳食科要对验收记录建档管理，作为考核供应商信誉的记录。

3、采购管理办公室不定期对验收情况进行抽查。

（三）日常维修材料及其他材料的采购验收

1、由采购单位组织、使用单位、采购管理办公室参加共同对材料进行验收。

2、采购单位对材料的数量、规格、价格进行核对，对需提供相关检验合格证的物资要索要证明材料。使用单位对材料的质量进行把关，采购管理办公室对验收过程进行监督。验收合格后三方签字，由采购单位办理入库手续。

3、验收不合格材料由采购单位负责，协调供应商进行调换。

4、相关验收记录采购部门要建档留存备查。

第八条 材料领用管理

（一）食堂大宗物资领用管理

1、食堂大宗物资的领用由领用单位提出申请，开具请领单，膳食科采购组及分管科领导签字后到库房领取。

2、领用操作应使用采购管理系统，相关单据必须妥善保管，作为结算依据。

（二）日常维修及工程材料领用管理

1、使用单位应在采购管理系统内进行领用申请，并注明材料用途和使用地点。单项、单次领用单据经科室领导签字后，到库房办理领用手续。批量领用应由分管领导签字。

2、材料的领用必须在系统内办理完手续后才能领用，正常工作时间外的特殊抢修工程，可先领用后补办手续，但领用人需给库房登记签字。

3、工程材料的领用实行专项管理，材料领用需填写“工程材料领用审批单”，经中心项目监管科室负责人签字方可领用。

第九条 库房管理

（一）食堂大宗物资库房

1、原料入库必须履行验收手续，验收合格方可入库，未经验收或验收不合格的原料严禁入库。

2、原料领用要手续齐全，严禁白条借用。对手续不全的领用申请不予发货。

 3、加强库房环境的监督管理，确保库房环境符合食品存储要求，对存在的问题隐患要及时上报。

4、要做好原料有效期管理，确保出库原料质量符合要求，做好库存管理，及时提出进货申请，确保食堂供应。

5、每学期对库房进行一次盘点，由膳食科负责组织，采购管理办公室参加。

（二）维修材料库房

1、材料入库必须履行验收手续，验收合格方可入库，未经验收或验收不合格的材料严禁入库。

2、材料领用要手续齐全，严禁白条借用（紧急抢修工程除外）。对手续不全的领用申请不予发货。

3、加强库房环境的监督管理，确保库房环境符合消防安全要求，做好防盗措施。对存在的问题隐患要及时上报。

4、申领单据要归档保存，要及时与采购人员对账，做好库存管理，对领用量大达到库存底限的材料，要及时向采购人员提出申请。

5、每学期对库房进行一次盘点，由商贸与物资供应科负责组织，采购管理办公室参加。

第十条 结算报销

(一）结算报销必须具备下列材料

1、采购申请报告

采购结算报销必须有领导签字的采购申请报告，原则上实际报销金额不得超出申请金额，如超出应有相关情况说明，并有领导签字批准。

2、采购记录表

采购记录表要按规范填写，要有考察人、采购项目组分管领导、采购人员签字。市场考察报告或价格谈判记录，采购单位要建档留存备查。

3、入库验收单

采购单位负责人、采购员、保管员均应按规定签字。参与验收的使用单位、采购管理办公室人员也需签字。

4、发票

供货商要提供符合规定的正规发票，收据及其他白条不得报销。

5、资产验收单

符合资产管理规定的设备必须先办理资产登记手续方可办理报销手续。

(二）下列情况不予办理结算报销手续

1、无采购申请报告，有报告但审批手续不全或审批不符合规定的。

2、无验收手续，应办资产登记的没有登记手续的。

3、发票不符合规定的。

4、采购记录表填写不规范，没有相关签字手续的。

（三）报销流程

1、采购人员负责办理报销结算手续，填写报销单，将相关单据、材料粘贴附后，送采购科室领导审核签字。

2、采购科室领导负责审核相关单据、材料，对不符合条件的报销单，应退回采购人员重新办理。

3、科室负责人审核通过的报销单送交采购项目组组长或分管领导审核签字。

4、分管领导签字后送中心主管领导审批后到财务办理报销手续。

5、采购人员对所有结算报销应予以登记记录备查。

第十一条 档案资料管理

（一）协议供应商招标方案、招标过程记录、中标材料、协议合同等文件材料，采购单位均应建档保存。同时应送采购管理办公室存档，需报学校存档的应按规定及时报送。

（二）协议供应商的相关考核、价格调整市场考察记录等材料，采购单位均应建档保存。

（三）采购申请报告（复印件）、市场考察记录报告（原件）、采购记录表（复印件）、入库验收单（原件）采购单位要建档保存。

（四）申领单、入库单等原始单据（有人员签字）要建档保存，报销结算单据要有记录登记。

第十二条 本办法由后勤服务中心采购领导小组负责解释，各相关采购科室应根据自身实际情况制定相关实施细则，报采购领导小组审核后实施。

本办法与以往发布的采购管理制度不一致的，以本办法为准，本办法自发布之日起试行。

2016年12月19日